Универсальный передаточный документ как сокращение документооборота

В деятельности каждого хозяйствующего субъекта присутствует большой объем бумажной документации. С развитием технологий и появлением интернета работа офисных сотрудников стремительно упрощается. Документооборот сокращается, или переводится в электронный формат. Одним из методов сокращения документооборота является форма УПД.

УПД – универсальный передаточный документ, бланк, который объединил в себе сразу несколько документов, что существенно снижает издержки на предприятии. Ввели в работу его не так давно, сначала фирмам и ИП разрешили самим разрабатывать бланки первичной документации, а в 2013г был разработан УПД. Уже огромное количество фирм на практике оценили положительные стороны использования данной формы.

УПД – совместил в себе счет-фактуру и передаточный документ в одном виде, поэтому одновременно его можно использовать при учете расходов (как накладную или акт приемки-передачи работ/услуг) и расчетов по НДС (в качестве счет-фактуры). Сам бланк и рекомендации по по его заполнению можно найти в письме ФНС России №ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013г. Эту форму могут использовать все хозяйствующие субъекты, независимо от режима налогообложения.

Применяя УПД можно единовременно:

⁃ вести учет хозяйственных операций;

⁃ подтверждать расходы для исчисления налога;

⁃ заявлять налоговый вычет по НДС.

⁃ так же, как и счет-фактуру, его можно передавать в налоговую инспекцию в электронном виде по ТКС (приказ ФНС России №ММВ-7-15/155@ от 24.03.2016г.).

Бланк УПД, заменяет такие документы как:

- накладную на товары, в том числе унифицированную – по форме № ТОРГ-12;

- товарный раздел ТТН, в том числе типовую – по форме № 1-Т;

- накладную на отпуск материалов на сторону, в том числе унифицированную – по форме № М-15;

- акт передачи основных средств, в том числе типовой - по форме № ОС-1.

 Применять универсальный передаточный документ можно или как комплексный бланк в отношении НДС и расходов, в этом случае в реквизитах проставляется статус - 1, или только как передаточный первичный документ - со статусом 2. 

 Большую часть бланка УПД занимает счет-фактура. Этот раздел необходимо заполнять в соответствии с утвержденным Постановлением Правительства РФ №1137 от 26.12.2011г. Необходимо иметь в виду, что при проверке УПД налоговиками используются те же критерии, что и при привычных всем первичных документов и счетов-фактур. Таким образом, в УПД сочетаются реквизиты первичного учетного документа и счета-фактуры единовременно.

ФНС России в комментируемом письме уточняет, что в документе необходимо сохранять типовую форму счета-фактуры, а также обязательные реквизиты УПД, указываемые: в счете-фактуре – согласно статье 169 НК РФ; в первичных бухгалтерских документах – согласно перечню, установленному нормами пункта 2 статьи 9 Закона о бухучете №402-ФЗ от 06.12.2011г. Заметим, что этот закон не обязывает применять унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом РФ.

При использовании УПД, главное наличие следующих обязательных реквизитов:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование экономического субъекта, составившего документ;

- содержание факта хозяйственной деятельности;

- размер натуральной и (или) денежной величины факта хозяйственной жизни с отражением единиц измерения;

- наименование должности лиц(а), осуществляющего сделку, операцию и ответственного за правильность оформления свершаемого действия;

- подписи вышеуказанных лиц с расшифровкой фамилии и инициалов и иной информации, необходимой для их идентификации.

Так как форма УПД является рекомендательной и не содержит исчерпывающего перечня показателей, его разрешено дополнять любыми иными показателями для отражения специальных условий сделок. То есть можно включить дополнительные необходимые организации реквизиты. Право выбора формы УПД для оформления хозяйственной операции законодательство оставляет за фирмой. Решение о выбранном бланке УПД необходимо отразить в учетной политике организации, утвердить выбранный вариант формы соответствующим распоряжением руководителя. Так же, не забудьте изменить шаблоны договоров с контрагентами.

 

Налоговый аналитик
© Е.Ю. Медведева

Если вам требуется помощь юриста, бухгалтера или консультанта по налогам, мы будем рады помочь - звоните (495) 135-00-16 или обращайтесь любым доступным способом.

УПД