Документы, выдаваемые работнику при увольнении

Новый порядок заверения документов состоит в том, что к стандартной записи о заверении копии нужно добавить надпись о месте хранения подлинника документа, с которого была изготовлена копия: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год»), и заверить ее печатью организации.
Перечень документов, выдаваемых работодателем увольняющемуся сотруднику одинаков для всех категорий работников, и не зависит от причины увольнения. Копии документов перед выдачей должны быть надлежаще заверены (ст.62 ТК РФ).

Перечислим основные документы, выдаваемые работнику при увольнении:

• Трудовая книжка. Выдается на руки оригинал с записями о приеме на работу на определенную должность, если имели место записи о перемещениях в организации, запись об увольнении с ссылкой на статью Трудового Кодекса РФ на основании которой работник увольняется. Сотрудник ознакамливается с записью в трудовой книжке и ставит в ней свою подпись. Расписывается в получении трудовой книжки в личной карточке по форме Т-2, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В случае, если работник не имеет возможности забрать трудовую книжку в день увольнения, то работодателю необходимо направить ему уведомление с оповещением о необходимости забрать трудовую книжку. Либо по согласованию с работником отправить трудовую книжку по почте;

• Справка 2-НДФЛ. Для получения справки работнику необходимо написать заявление. Данная справка подтверждает сумму полученных у работодателя доходов и удержанного налога. Отказ в выдаче справки неправомерен. За отказ в ее выдаче работодателя могут привлечь к ответственности (письмо Минфина России № 03-04-05/36096@ от 21 июня 2016 г.);

• Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению. Форма справки утверждена приказом Минтруда России № 182н от 30 апреля 2013 года. Указанную справку работник предъявит своему новому работодателю. Она необходима для того, чтобы по новому месту работы смогли рассчитать работнику пособие по временной нетрудоспособности и другие виды социальных пособий, выплачиваемых за счет средств соцстраха. Если этот документ в день увольнения, по определенным причинам работнику не был выдан, то он может написать заявление на адрес работодателя с просьбой о выдаче справки. Работодателю для оформления этого документа отводится три дня (ст. 4.1 и 4.3 Федерального закона № 255-ФЗ от 29 декабря 2006 г.). При невозможности получить справку в день увольнения работодатель, как и в случае с трудовой книжкой, должен направить сотруднику запрос о его личной явке, либо отправить справку по почте;

• Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Форма утверждена постановлением Правления ПФР № 3п от 11 января 2017 года. В отчет необходимо включить только увольняющегося работника. Датировать СЗВ-СТАЖ необходимо последним днем его работы. Тип отчета - «Назначение пенсии». При ликвидации фирмы отчет по форме СЗВ-СТАЖ нужно подать в ПФР по всем работникам и подрядчикам за период с начала года года до даты ликвидации. Это необходимо сделать в течение месяца с даты утверждения ликвидационного баланса предприятия. Выписку по конкретному сотруднику работодатель обязан выдать на руки работнику, который увольняется без выхода не пенсию. Сведения о стаже по форме СЗВ-СТАЖ может потребовать и действующий работник. Работодатель обязан ему выдать форму в течение 5 дней со дня поступления запроса от работника. Отчитываться в ПФР в этом случае нет необходимости.

• сведениями о страховом стаже по форме СЗВ-М. Каждому увольняющемуся работнику персонально делается отдельный лист со сведениями только о нем. С 2017 года все страхователи обязаны выдавать застрахованным лицам по их требованию копии сданных за них СЗВ-М в срок, не позднее не позднее пяти календарных дней со дня обращения;

• Справка о среднем заработке за последние три месяца. Данная справка необходима будет увольняющемуся работнику для регистрации на бирже труда. Она выдается не позднее трех рабочих дней после письменного запроса от работника;

• Мед.книжка. Отдельные категории работников, которым необходимо проходить обязательные медицинские осмотры, обязаны иметь медицинские книжки (ст. 213 ТК РФ). Пока сотрудник трудоустроен в организации, его медкнижка хранится в отделе кадров. При увольнении работодатель выдает ее работнику, так как она является собственностью гражданина;

• Копии приказов, акты о несчастных случаях, штатное расписание, а так же иные документы связанные с трудовой деятельностью работника.
На основании статьи 89 Трудового кодекса сотрудник имеет право запросить копии любой записи, содержащей его персональные данные в рамках Федерального закона № 152-ФЗ от 27 июля 2006 года «О персональных данных».

Если вам требуется помощь юриста, бухгалтера или консультанта по налогам, мы будем рады помочь - звоните (495) 135-00-16 или обращайтесь любым доступным способом.