Разработка и использование карточки контрагента в организации

Предпринимательская деятельность связана с огромными рисками. И если отсутствие гарантии получения прибыли и потеря стартового капитала - самые очевидные из них, о которых руководители заботятся в первую очередь, то возможные финансовые потери от взаимодействия компании с недобросовестным контрагентом обычно не принимаются в расчет.

Между тем, налоговые органы настаивают на том, что участник предпринимательской деятельности обязан проявлять осмотрительность при выборе контрагента. Данная позиция поддерживается судами, включая высшие (см. Постановление Пленума № 53 ВАС РФ от 12.10.2006 г.) На сайте налоговой службы представлены ресурсы, с помощью которых каждый желающий может проверить информацию о другой компании или ее участниках.

Заключение сделок с контрагентом, у которого нет достаточных ресурсов для выполнения обязательств по договору или принимающего участие в ряде цепочек по договору наряду с иными, явно неблагонадежными, организациями («однодневками») могут быть признаны неосмотрительности или даже недобросовестностью при налоговой проверке. Что может привести к финансовым потерям, например, отказу в возмещении НДС.

Минимизировать риск заключения договора с контрагентом, который с большой вероятностью спровоцирует либо нежелательное внимание, либо разбирательства с налоговыми органами, можно. Для этого необходимо ознакомиться с оригиналами, а также запросить копии уставных документов и бухгалтерских отчетах контрагента.
Полезным будет вести учет контрагентов посредством разработки специального документа - карточки контрагента. Данные карточки послужат доказательством того, что компания проявила осмотрительность при выборе контрагента. Также готовая форма поможет сотрудникам компании, которые будут четко понимать, какую информацию следует запросить и какие данные о контрагенте -зафиксировать.
Помимо карточки контрагента, возможно принятие в компании внутреннего нормативного акта, в котором будут прописаны условия поиска контрагентов и взаимодействия с ними.

Оба документа необходимо разрабатывать под конкретную компанию, ориентируясь на размер самой компании, количество и вид сделок, наиболее часто в ней свершающихся.
Например, при поиске поставщика продуктов организации, занимающейся общественным питанием, можно указать, что предпочтение отдается контрагенту, ведущему деятельность более 3 лет, имеющего сертификаты качества на все поставляемые продукты и предоставляющему скидку не менее 10% при выполнении определенных условиях сотрудничества.
Мелким компаниям с небольшим количеством однотипных сделок достаточно вести карточку контрагента.

Пример карточки см здесь.

Юрист ООО "Ависто"

Если вам требуется помощь юриста, бухгалтера или консультанта по налогам, мы будем рады помочь - звоните (495) 135-00-16 или обращайтесь любым доступным способом.